Uit een recent onderzoek van BCD Travel onder 164 reiskopers wereldwijd blijkt dat het belang van reis- en uitgavenbeheer in prioriteit is toegenomen en het hoogste niveau heeft bereikt sinds 2020. In 2023 beschouwde 88% van de kopers betaling- en uitgavenbeheer als “zeer belangrijk” of “extreem belangrijk”, vergeleken met 76% in 2021.
Wat betreft de prioriteiten van betalingen en uitgaven, blijft de rangschikking ongewijzigd ten opzichte van twee jaar geleden. Het vereenvoudigen van processen blijft bovenaan staan, gevolgd door reizigerstevredenheid, fraudebestrijding en een soepele ervaring met betaling en uitgaven, die even belangrijk zijn. Operationele efficiëntie, wat zich vertaalt in indirecte kostenbesparingen, zag de meest significante toename in belang.
Als het gaat om de opzet en administratie van betalingen, zijn de grootste pijnpunten voor reiskopers leveranciers die specifieke betalingsmethoden niet accepteren of extra kosten in rekening brengen (46%) en betalingsbehoeften van niet-werknemers (43%).
Bij het bekijken van betalingsmethoden zijn bedrijfskaarten (84%) en centraal gefactureerde accounts/zakelijke reisaccounts (71%) de twee meest gebruikte. Slechts 38% van de ondervraagden biedt virtuele betaling aan hun reizigers aan. Betaling voor gastreizen wekt grote interesse bij zowel gebruikers van virtuele kaarten (49%) als niet-gebruikers (42%).
In termen van uitgavenbeheer en creditcard afstemming rapporteert meer dan de helft het verzamelen van bonnetjes en ontbrekende facturen (52%) als de grootste uitdaging, gevolgd door handmatige afstemming (45%) en het beheren van uitgaven voor complexe categorieën (45%). Wat betreft inzicht in kosten en naleving hebben bijna een kwart van de kopers geen inzicht in uitgaven tijdens de reis (24%) en om boekingen buiten het programma (23%). Met betrekking tot het belang van goedkeuring voorafgaand aan de reis om uitgaven te beheersen, zijn de meningen verdeeld. Terwijl 44% goedkeuring vooraf als “zeer belangrijk” of “extreem belangrijk” beschouwt, vinden net zoveel mensen het “iets belangrijk” of “helemaal niet belangrijk”.
BCD heeft onlangs ook een onderzoek uitgevoerd naar betalingen en uitgaven onder 1.349 reizigers. De onderzoeken onder reizigers en kopers onthullen enkele overeenkomsten en verschillen:
- Kopers achten het risico op fraude belangrijker dan reizigers.
- Ongeveer de helft van zowel kopers als reizigers ondervindt evenveel uitdagingen met complexe uitgavencategorieën, zoals hotelverblijven met maaltijden en andere incidentele uitgaven die apart worden betaald.
- 38% van de reiskopers biedt virtuele betaling aan hun reizigers aan, terwijl slechts 1% van de reizigers meldt deze methode te gebruiken.
- Zowel kopers als reizigers waarderen functies voor automatisering van uitgaventools het meest: het vermogen voor bonnen om automatisch aan uitgavenrapporten te worden gehecht (76% en 76% respectievelijk), creditcardtransacties om automatisch aan reisuitgaven te worden gekoppeld (73% en 72%) en uitgavenrapporten om automatisch vooraf ingevuld te worden wanneer reizigers een reis boeken (69% en 67%).
