D’après une récente enquête menée par BCD Travel auprès de 164 acheteurs de voyages dans le monde, l’importance de la gestion des dépenses de voyage et des frais a augmenté en priorité, atteignant son plus haut niveau depuis 2020. En 2023, 88% des acheteurs considéraient la gestion des paiements et des dépenses comme “très importante” ou “extrêmement importante”, par rapport à 76% en 2021.
En termes de priorités de paiement et de dépenses, le classement reste inchangé par rapport à il y a deux ans. La simplification des processus reste en tête, suivie de la satisfaction des voyageurs, de la lutte contre la fraude et de l’expérience de paiement et de dépenses sans friction, qui sont tout aussi importantes. L’efficacité opérationnelle, qui se traduit par des économies de coûts indirects, a connu l’augmentation la plus significative en importance.
En ce qui concerne l’organisation et l’administration des paiements, les plus grands problèmes pour les acheteurs de voyages sont les fournisseurs qui n’acceptent pas certaines méthodes de paiement ou qui facturent des frais supplémentaires (46%) et les besoins de paiement des non-employés (43%).
En examinant les méthodes de paiement, les cartes d’entreprise (84%) et les comptes facturés centralement/comptes de voyage d’affaires (71%) sont les deux plus souvent utilisés. Seuls 38% des personnes interrogées proposent un paiement virtuel à leurs voyageurs. Le paiement pour les voyages des invités suscite un grand intérêt de la part des utilisateurs de cartes virtuelles (49%) et des non-utilisateurs (42%).
En termes de gestion des dépenses et de réconciliation des cartes de crédit, plus de la moitié signalent la collecte des reçus et l’absence de factures (52%) comme le plus grand défi, suivi de la réconciliation manuelle (45%) et de la gestion des dépenses pour des catégories complexes (45%). En termes de visibilité sur les coûts et la conformité, près d’un quart des acheteurs n’ont aucune visibilité sur les dépenses en cours de voyage (24%) et les réservations hors programme (23%). Concernant l’importance de l’approbation préalable du voyage pour contrôler les dépenses, les opinions sont partagées. Alors que 44% considèrent l’approbation préalable du voyage comme “très importante” ou “extrêmement importante”, tout autant la considèrent comme “peu importante” ou “pas importante du tout”.
BCD a également mené récemment une enquête sur les paiements et les dépenses parmi 1 349 voyageurs. Les enquêtes auprès des voyageurs et des acheteurs révèlent quelques similitudes et différences :
- Les acheteurs considèrent le risque de fraude plus important que les voyageurs.
Environ la moitié des acheteurs et des voyageurs sont confrontés aux mêmes défis avec des catégories de dépenses complexes, comme les séjours à l’hôtel avec des repas et d’autres frais accessoires payés séparément. - 38% des acheteurs de voyages offrent un paiement virtuel à leurs voyageurs, alors que seulement 1% des voyageurs déclarent utiliser cette méthode.
- Les acheteurs et les voyageurs apprécient tous deux les fonctionnalités d’automatisation des outils de gestion des dépenses : la capacité à attacher automatiquement les reçus aux rapports de dépenses (76% et 76% respectivement), les transactions par carte de crédit à être automatiquement associées aux dépenses de voyage (73% et 72%) et les rapports de dépenses à être automatiquement pré-remplis lorsque les voyageurs réservent un voyage (69% et 67%).
